The software de gestión documental Diaries

The software de gestión documental Diaries

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Un sistema de gestión documental hace que sea fácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.

Con una solución electronic automatizada, es posible optimizar procesos, reducir riesgos y garantizar el cumplimiento normativo sin complicaciones. Implementar un sistema moderno de gestión documental no es solo una ventaja competitiva, sino una necesidad en la era digital. 

OpenKM es un potente software de gestión documental open up supply, diseñado para ayudar a las empresas a organizar, administrar y proteger sus documentos de manera eficiente.

Su potente editor en línea, altamente compatible con formatos de documentos de Microsoft y el reproductor de archivos multimedia multiformato.

Gestión centralizada de documentos: organiza y almacena archivos en una plataforma centralizada, facilitando el acceso y la colaboración entre los usuarios autorizados.

Las organizaciones carecen de los mismos recursos para invertir en infraestructura de seguridad. Elegir al socio adecuado para una gestión documental en la nube es la clave para evitar las preocupaciones sobre posibles infracciones.

Escalabilidad Limitada: Aumentar la capacidad de almacenamiento o procesamiento puede ser más complejo y costoso, ya que requiere la compra e instalación de components adicional.

Minimizar errores: Elimina la posibilidad de errores humanos en la clasificación y almacenamiento de documentos.

Importación desde otros sistemas: Los documentos almacenados en otros sistemas pueden importarse a los gestores documentales. Por ejemplo, estos documentos pueden enviarse a una carpeta "controlada" que utilice un flujo de trabajo para distribuirlos a la persona adecuada.

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Acceso Remoto: Los usuarios pueden acceder a los documentos Gestión de Documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a internet. Esto es great para organizaciones con equipos distribuidos geográficamente o con empleados que trabajan de forma remota.

Gestión documental Los retos de la gestión de repositorios electrónicos en organizaciones grandes

Adicionalmente, en el caso de desastres como incendios o inundaciones, si utilizamos un sistema de gestión documental basado en la nube, podemos llegar a garantizar que los datos críticos para la empresa se mantengan intactos.

Transparencia informativa: El almacenamiento y acceso a la información y documentación, mediante un SGD implementado en las empresas, permite a los usuarios dentro de un área o con accesos privilegiados monitorear en cualquier momento y de forma inmediata el estatus y/o localización de documentación clave, además de identificar quiénes son los responsables o participantes de la operación o etapa operativa en la que se encuentra.